Build your project timeline

A practical guide to understand the method, best practices, and build your timeline to accomplish your tasks and develop your project step by step, every day.

1. Le rétro-planning : de quoi parle-t-on ?

A reverse timeline is one of the fundamental tools necessary for proper project management. It is a practical document that allows you to plan your work by tasks, subtasks, and over time.

Backward planning, whether it takes the form of a spreadsheet, written notes, a Kanban board, or a calendar, is a breakdown of the sub-tasks that make up a mission or objective. The purpose of backward planning is to project the various sub-tasks over time so you can anticipate the order in which they must be completed, how long each will take, and how they should fit together. It's a way of organizing your work by breaking down each task and placing it within a timeline.

When a mission has tight deadlines or a final deadline, backward planning becomes even more essential. It holds genuine strategic and organizational added value. It's a tool that will facilitate the management of your project.

2. Pourquoi construire un rétro-planning ?

Reverse planning should be used systematically for all assignments and all objectives. It is a guarantee of feasibility and work organization.

Ce qu’un rétro-planning vous permet :

• Develop a pragmatic and strategic vision of the work to be accomplished in order to achieve a goal within a set timeframe by anticipating the diversity of tasks to be performed and the time they require ;
• Set daily agenda items;
• Organize your schedule over a long period with daily visibility into the time spent on a task;
• Target and solicit in advance people engaged in a task and determine the duration of their engagement;
• Track the daily progress of a task;
• Measure the allocated time (delays, remaining time outside the time required to complete the task);
• Readjust the objectives and mission flow during its execution;
• Review the obstacles encountered or the free time remaining to use elsewhere during a day.

3. Composer votre rétro-planning

There are several ways to build a backward schedule using different tools. Choose the tool that best suits your needs and environment (collaboration, accessibility). Among commonly used tools, you might consider spreadsheet applications like Google Sheets or Excel, as well as project management tools like Notion, Trello, or Basecamp.

1. Définir la feuille de route : identifier les bornes chronologiques, la date de début de mission et la date de fin, puis proposez ensuite une échelle temporelle détaillée (au jour, à la semaine, au mois) afin d’avoir un calendrier détaillé.

2. Lister les tâches à accomplir : identifier toutes les tâches et microtâches que vous devrez accomplir pour atteindre votre but.

3. Prioriser les tâches : établissez l’ordre chronologique dans lequel chaque tâche doit être accomplie car certaines sont dépendantes de la réalisation d’autres au préalable, par exemple la réalisation d’un gabarit pour Instagram avant de rédiger les contenus et de les poster.

4. Évaluer le temps nécessaire : évaluez les durées que nécessite chaque tâche et inscrivez-les dans le calendrier.

4. Notre ressource pédagogique

L’équipe de Médianes vous a préparé un document pratique pour mettre en œuvre les apprentissages de cette fiche à votre propre projet.

5. Pour aller plus loin

• Sur les rituels et l’organisation collective : découvrez nos fiches pratiques sur la matrice RACI pour clarifier les rôles dans une organisation éditoriale, et sur le parcours idéal d’un contenu, et le rôle de référent·e produit pour structurer sa production éditoriale.
• Sur le management dans les médias : consultez le Guide du management de projets dans les rédactions, traduit et adapté pour un public francophone par nos soins, ou partez à la rencontre de son auteur, Robin Kwong, ex responsable de la fidélisation de l’audience au Wall Street Journal.
• Le management est souvent considéré comme le point noir des médias. Tour d’horizon de bonnes pratiques.